Працівник бек-офісу
Зараз вносить документи: бухгалтерія, склад, підтримка продажів
Отримує лише документи, яким потрібна людина: поле, яке AI не прочитав, дубль, суму, що не сходиться. Підтверджує чи виправляє їх
Дані з документів потрапляють у ваші системи автоматично, а не передруковуються вручну
Розробляємо цю систему на замовлення компаній, де бек-офіс передруковує документи. Звичайний софт звіряє суми, постачальників і замовлення за чіткими правилами, а AI читає PDF, скани і листи, розуміє, що це за документ, зважує знайдене й обирає, куди він піде. Документ із полем, яке AI не може прочитати, чи з перевіркою, яка не пройшла, іде до людини
Хто з цим працює
Головний бухгалтер
Керує бухгалтерією
Задає перевірки і типи документів, які вносяться автоматично. Бачить, що надійшло, куди пішло і чому
Менеджер з продажу
Працює із замовленнями клієнтів
Отримує запит клієнта з листа як чернетку замовлення в CRM, де вже заповнено товари і дату
Що надходить
Що система читає і куди вносить дані
Три шляхи
Шлях одного документа
Новий документPDF, скан чи лист
AIОбробкаправила і AI
- Внесено автоматичноусі перевірки пройдено
- Людина підтверджуєполе, яке AI не прочитаввирішує людина
- Чекає на людинуперевірка не пройшлавирішує людина
Приклади документів
Оберіть документ і подивіться, що система з нього бере
Вигадані документи компанії, яка купує, зберігає і продає. Їхні перевірки тут замість правил, які задала б команда компанії
Накладна приїхала з поставкою, на складі її підписали і відсканували
- Текст: готово
- Тип: готово
- Поля: AI не впевнений у полі
- Перевірки: готово
- Чекає на людину
Надходження в складській системі AI
Тип: Видаткова накладна
- 1ПостачальникТОВ «Паперові вироби»
- 2Номер накладної377
- 3Замовлення№ 2240
- 4Дата отриманняпідтвердить людинаДату на складі вписали від руки, і AI не може її прочитати
Перевірки Правило
- ПройшлаВідомий постачальник: Знайдено в переліку постачальників
- ПройшлаЗамовлення існує: № 2240 є в ERP
- ПройшлаКількість як у замовленні: Стакани і кришки, по 40 ящиків, як замовлено
Куди йде документ AIЛюдина підтверджує
AI не зміг прочитати поле, тож людина бачить документ поруч із записом і заповнює лише це поле
вирішує людинаСофт, AI і людина
Хто яку частину роботи виконує
Софт і AI проходять кожен документ. Людина отримує ті, яким вона потрібна
Звичайний софт
Монотонна робота за чіткими правилами
- Бере кожен новий документ із пошти, сканера і документообігу
- Перевіряє, чи рядки дають загальну суму
- Знаходить постачальника за кодом ЄДРПОУ, а замовлення — в ERP
- Зупиняє документ, внесений раніше: той самий номер від того самого постачальника
- Вносить запис в ERP, бухгалтерію чи CRM разом із документом
AI: зрозуміти, зважити й обрати
Дрібні рішення щодо кожного документа
- Читає текст на сканах і фото з телефона, зокрема рукописний, якщо його можна розібрати
- Розпізнає, що це за документ: рахунок, накладна, договір чи запит клієнта
- Знаходить поля там, де їх ставить кожен постачальник: суми, дати, номер замовлення
- Читає запит клієнта в листі й перетворює його на чернетку замовлення
- Обирає маршрут, а поле, яке не може прочитати, лишає людині
Людина
Кожне сумнівне поле і кожна перевірка, яка не пройшла
- Працівник бек-офісу заповнює кожне поле, яке AI не прочитав
- Людина вирішує щодо кожного документа, який не пройшов перевірку
- Нового постачальника до переліку додає людина
- Оплати, як і раніше, погоджує людина
- Головний бухгалтер задає перевірки і типи документів, які вносяться автоматично
Як починається проєкт
Чотири етапи. Після кожного вирішуєте, чи йти далі
Спершу на вже внесених документах, потім на нових
- Зазвичай спочаткуДослідження і технічне завдання
- На вході
- Документи, які отримуєте найчастіше, звідки вони надходять і в які програми йдуть дані
- Отримуєте
- Письмове технічне завдання: з яких типів документів почати, чого потребує система, скільки це коштуватиме і в якому порядку. Документ є вашим — байдуже, виконуємо ми чи хтось інший
- ДаліТест на минулих документах
- На вході
- Документи, які команда вже внесла, разом із тим, що вона внесла
- Отримуєте
- Що система взяла б із кожного, поруч із тим, що внесла команда
- ДаліПілот на одному типі документів
- На вході
- Нові документи одного типу, який оберете: рахунки постачальників, накладні чи запити клієнтів
- Отримуєте
- Записи, внесені у вашу систему. Поки налаштовуються перевірки, людина переглядає кожен
- Коли вирішитеВпровадження
- На вході
- Типи документів, які оберете
- Отримуєте
- Кожен новий документ цих типів проходить обробку. Перевірки змінює команда компанії
Шість питань, з яких починаємо
- Скільки документів обробляєте за рік? Від цього залежить, як плануємо систему і пілот
- Скільки часу йде на один документ вручну? З цим порівнюємо результати пілота
- Скільки людей працює з документами? Плануємо, хто отримуватиме документи, яким потрібна людина
- Які типи документів надходять найчастіше? З одного з них починається пілот
- Якою ERP чи CRM користуєтеся? Записи вносяться в неї
- Чи мають документи стандартні формати? Де всі документи однакові, поля знаходять правила, а де кожен інший — AI
У наших кейсах
Частина цього, яку ми розробили для клієнта
Та сама робота з рахунками постачальників, і вона вже працює в клієнта
Розкажіть, які документи команда передруковує вручну
Дзвінок на 30 хвилин. Скажемо, які документи система може брати і з чого почати проєкт