Excel-файли псувалися
Числа змінювалися у файлах, яких ніхто не відкривав. Файли так розрослися, що зберігати замовлення в Excel стало небезпечно.
На 30% більше виконаних замовлень, власник більше не вводить і не перевіряє дані
B2B Shades виготовляє рулонні штори в Нью-Джерсі та продає їх гуртом. Замовлення вводили в теку Excel-файлів по одному клієнту. Лише власник знав, яка муфта, труба і моторчик потрібні кожній шторі. Ми розробили вебзастосунок з екраном введення як на ориґінальній таблиці клієнта, для зручності. Він валідує й оцінює кожен рядок під час введення і не пропускає помилкове замовлення у виробництво. Двоє людей вводять замовлення, один перевіряє, а власник не робить ні того, ні іншого
+30%більше виконаних замовлень
−50%часу власника на щоденну працю
4 рокиу роботі
2 + 1оператори замовлень, без власника
- Клієнт
- B2B Shades, виробник рулонних штор у Нью-Джерсі. Продає штори гуртом роздрібним продавцям, офісам і школам по всіх США
- До
- Замовлення зберігали в теці Excel-файлів, а паперові копії лежали в шафі. Вводити замовлення могла лише одна людина за раз. Найбільші файли почали псуватися, а помилки введення доходили до виробництва. Як зробити кожну штору, знав лише власник
- Після
- Вебзастосунок. Оператори вводять замовлення в сітку з колонками таблиці. Система валідує кожен рядок за виробничими правилами, рахує ціну і блокує замовлення, яке порушує правило. Власник редагує правила сам. Та сама система готує комерційні пропозиції й рахунки і показує статус кожного замовлення
- Результати
- На першій версії: на 30% більше виконаних замовлень і вдвічі менше часу власника на щоденну працю. Двоє людей вводять замовлення, один перевіряє. Власник не робить ні того, ні іншого
- Хронологія
- Введення замовлень і рахунки у 2022-му, склад у 2023-му, дашборди, аналітика і звіти у 2024-му. У 2025-му в іншому штаті запрацювала друга, окрема інсталяція. Протягом 2025–2026 років екран замовлення перебудували так, що нову продуктову лінію налаштовують як поля, правила і формули ціни, а не пишуть новий код. Сьогодні в системі дев’ять продуктових ліній
- Команда
- Zen Software. Засновник Віталій Буга їздив на виробництво, щоб проєктувати систему на місці разом із власником і операторами
До
Він уже будував не таблицю
Власник мав досвід у софті. Він побачив, чим стали Excel-файли, лише коли відступив і подивився на всю картину
Файли, яких ніхто навіть не торкався, а числа всередині якось мінялися самі. Я відчув, що це кінець.Пол · CEO, B2B Shades
Правила були в одній голові
Ширини, муфти, труби, мотори, поправки: лише власник знав, що потрібно кожній шторі. Кожне замовлення, де потрібне це знання, залежало від нього.
По одній людині за раз
Вводити замовлення могла лише одна людина одночасно. Кожен рядок набирали вручну, і помилка могла дійти до виробництва.
Власник закінчував день після зміни
Після зміни він сідав доробляти те, на що не вистачило дня.
Чому не готове рішення
Два продукти на ринку, і жоден не зроблений під те, як цей цех виготовляє штори
PIC ERP
ERP для віконних виробів від PIC Business Systems. Його продають модулями: обробка карткових платежів і склад — окремі покупки, а потім клієнтові призначають менеджера з продажу. Впровадження оцінили в $40–60 тис., а працювати в його екранах введення даних клієнтові було незручно.
BlindMatrix
Цех деякий час з ним працював. Він зроблений для всіх віконних виробів, від штор і портьєр до карнизів і жалюзі, і не враховує, як саме цей цех виготовляє рулонні штори.
Обидва
Роки на інтеґрацію, і кожна зміна — платне доопрацювання. До того ж цех був би прив’язаний до постачальника системи: за нинішніх обсягів повернутися до Excel було вже неможливо.
Мені потрібні свобода і можливість налаштувати під себе. Я не хочу бути замкненим у їхній логіці, їхніх межах і їхньому баченні. Ніхто з них ніколи не робив справжньої рулонної штори.Пол · CEO, B2B Shades
Як ми працювали
Спроєктовано на виробництві разом з операторами
Система вирішує, що потрапить на стіл розкрою, тому її проєктували там, де вводять замовлення
Спроєктовано на виробництві
Софт вирішує, що йде у виробництво, тому Віталій їздив на підприємство, щоб побачити, як вводять замовлення і як власник хоче працювати з системою.
Екрани намалювали з операторами
Власник і оператори малювали екрани разом із нами на місці. Сітка зберегла колонки таблиці, тож оператори впізнали її першого ж дня, і навчати їх не довелося.
Дві цілі, погоджені до початку
Менше часу на введення замовлення. Жодне помилкове замовлення не доходить до виробництва. Кожну функцію звіряли з цими двома цілями.
Що ми розробили
Сітка замовлень, яка валідує кожен рядок до виробництва
Замовлення переїхали з Excel-файлів у базу даних. Екран зберіг колонки таблиці, тож операторам не довелося переучуватися. Під час введення система валідує кожен рядок за виробничими правилами й оцінює його
Введення замовлення
Ті самі колонки, що оператори мали в Excel. Кожен рядок валідується за виробничими правилами й оцінюється під час введення, а сума замовлення оновлюється разом із ним
Правила, які власник редагує сам
Ціни муфт і таблиця ширина × висота, за якою система добирає муфту для кожної штори. Власник змінює їх сам, і кожен рядок замовлення валідується за ними
Список замовлень
Кожне замовлення зі статусом (пропозиція, у виробництві, готово, доставлено), рахунком і вкладеннями, з фільтрами. Список замінив теку файлів і паперову шафу
Результати
Що каже власник
+30%більше виконаних замовлень на першій версії
−50%часу власника на щоденну працю
2 + 1оператори замовлень, без власника
8×окупність за перший рік
Навіть перша сира версія підняла продуктивність на 30%. Тепер те, що було нашим найкращим місяцем у 2023-му, — просто звичайний місяць.Пол · CEO, B2B Shades
Ні, додому раніше я не приходжу, але навантаження змістилося — я менше працівник, що все робить сам, і більше власник, який керує.Пол · CEO, B2B Shades
Оновлення 2026
4 роки по тому: дев’ять продуктових ліній і друга інсталяція
Після першої версії екран замовлення перебудували так, що нова продуктова лінія запускається приблизно за 2 тижні замість 2–3 місяців. Продуктових ліній стало дев’ять замість п’яти, а друга інсталяція системи працює в іншому штаті
Друга інсталяція в іншому штаті
У 2025 році в іншому штаті запрацювала друга, окрема інсталяція з власним застосунком, базою даних і розгортанням. У 2023-му власник казав, що хоче софт, яким зможуть користуватися інші виробники. Це перша копія системи, що працює не на тому виробництві, для якого її зробили.
Нова продуктова лінія: 2 тижні, а не 2–3 місяці
У першій системі кожен продукт мав окрему форму замовлення, код ціноутворення і таблиці, і нову лінію виводили у виробництво 2–3 місяці. У 2025–2026 роках систему перебудували. Тепер продукт описують списком полів, залежностей, правил валідації й формул ціни, і один спільний екран замовлення показує кожен такий продукт. Shangri-La і римські штори запустили в 2026 році: на обидві лінії пішло близько 2 тижнів роботи. Виправлене правило чи формула ціни тепер одразу діє для всіх ліній на цьому екрані.
П’ять продуктових ліній стали дев’ятьма
До рулонних штор, штор «зебра», мансардних штор, замовлень запчастин і карнизів для портьєр додалися ZipScreen, Zebra V2, Shangri-La і римські штори. Три з чотирьох запустили у 2026 році.
Дорожня карта 4 роки по тому
Три з шести запланованих пунктів запущено, три ще відкриті
У першому кейсі була дорожня карта. Ось вона знову, з тим, що сталося з кожним рядком
МожливістьТодіТепер
Приймання і валідація замовленьЗапущено у 2022Перебудовано на спільному екрані замовлення
РахункиЗапущено у 2022Плюс комерційні пропозиції, робочі листи, пакувальні етикетки, звіти про використані матеріали
СкладЗапущено у 2023Плюс автосписання після зміни статусу, пороги залишків, попередження про нестачу
ДашбордиЗапланованоЗапущено у 2024, три екрани, у реальному часі
АналітикаЗапланованоЗапущено у 2024: фінансові показники, використання матеріалів, прибуток
ЗвітиЗапланованоЗапущено у 2024–2026: експорт в Excel і PDF, ваги і розміри, помилки замовлень
БілінгЗапланованоЛишається відкритим
ЗарплатаЗапланованоЛишається відкритим
CRMЗапланованоЛишається відкритим
Skylight, Roller Shade, Drapery Tracks, замовлення запчастинКожна має окремий екран і код ціниПереходять на спільний екран замовлення, 2026
Усі поставлені цілі виконано. Тепер ми переходимо на наступний рівень: склад, дашборди, аналітика, звіти.Пол · CEO, B2B Shades · інтерв’ю 2023
З інтерв’ю
Його словами
Які бізнес-цілі ви мали до того, як вирішили впроваджувати нову систему?
По суті, автоматизувати і пришвидшити. Ми не мали справжньої бази даних. Була тека з Excel-файлами і шафа з паперовими копіями. І все. Потім почали з’являтися пошкоджені Excel-файли — файли, яких ніхто навіть не торкався, а числа всередині якось мінялися самі. Я відчув, що це кінець. Я сидів, будував Excel-файл і раптом зрозумів, що будую вже не таблицю, а повноцінний застосунок усередині Excel.
Коли ви зрозуміли, що вам потрібен власний софт, а не глибоко доопрацьований PIC ERP чи BlindMatrix?
Кілька ключових факторів. Мій процес виробництва штор має свої особливості — ширини, муфти, труби, мотори, поправки. Стандартні системи чи то цього не підтримують, чи вимагають божевільного доопрацювання, чи оновлень чекаєш роками. Прив’язка до постачальника: якщо з ним щось піде не так, я втрачаю і систему, і виробництво. І вартість — у PIC ERP це $40–60 тис. за впровадження. Мій друг рік переходив з іншої системи, а потім платив за кожне дрібне доопрацювання.
Що змінилося від запуску до сьогодні? Ваш день, ваша роль, навантаження?
Софт досі доволі сирий, але він робить свою справу. Ловить помилки, зберігає замовлення структуровано і дає змогу швидко знайти старі. Ми наростили обсяг виробництва, а замовлення вводять лише двоє людей, одна перевіряє — і це не я. Тепер я витрачаю вдвічі менше часу на виробничу рутину. Ні, додому раніше я не приходжу, але навантаження змістилося — я менше працівник, що все робить сам, і більше власник, який керує.
Яке майбутнє має цей софт як продукт?
Зрештою я бачу його як вертикально інтеґроване рішення для виробників. Коли ми зробимо готове рішення і покажемо його на живому прикладі B2B Shades, то матимемо клієнтів.
Чи досі вводите замовлення в таблиці?
Безкоштовний дзвінок на 30 хвилин про введення замовлень. Якщо є сенс іти далі, наступний крок — оплачуване дослідження: письмове технічне завдання, що саме слід розробити і скільки це коштуватиме. Документ є вашим — байдуже, виконуємо ми чи хтось інший
Zen Software розробляє бек-офісні й виробничі системи для малих і середніх виробників у США. Засновник Віталій Буга має понад 10 років досвіду в розробці програмного забезпечення й управлінні бек-офісними проєктами для хмарних провайдерів у США.