Аґенція обліковувала час у проєктному інструменті, а потім передруковувала його в зарплату, рахунки клієнтам і звіти. З 2024 року будуємо одну внутрішню платформу, яка вже охоплює 11 процесів аґенції. Вона копіює облік часу з проєктного інструмента і з цієї єдиної копії готує документи на зарплату, рахунки клієнтам, а також собівартість і маржу кожного клієнта, пораховані з фактично відпрацьованих годин. Правила класифікують банківські операції відомих постачальників. Операції, які система не розпізнає, потрапляють у чергу на перевірку. Людина досі затверджує зарплату, вирішує, які завдання включити в рахунок, і додає правила для нових постачальників
Аґенція обліковувала час окремо для кожного завдання в проєктному інструменті. Скрізь, де потрібні були ці дані, їх вводили заново
Передрук забирав години щомісяця.
Платформу будуємо етапами з 2024 року і досі її доповнюємо. Щоразу беремо процес, який на той момент завдає найбільше клопоту. Першими були зарплата і люди. Далі йшли розшифровки зустрічей, P&L, оргструктура і найм, щоденне керування завданнями. Останніми поки що додалися рахунки клієнтам і собівартість проєктів.
Платформа копіює кожен запис часу з проєктного інструмента у власну базу. Звіти з обліку часу, зарплата, рахунки клієнтам і собівартість проєктів читають цю одну копію. Тому їхні цифри не можуть розійтися. Чотири процеси, де передруку було найбільше, описано нижче
Кожен клієнт має картку з доходом, витратами, маржею, неоплаченими рахунками і ще не виставленою роботою, з розбивкою за віхами і завданнями. Витрати пораховано з фактично відпрацьованих годин.
Усі рахунки клієнтам і всі карткові платежі зібрано в одному списку, і кожен платіж прив’язано до рахунку, який він оплатив. Дохід видно в одному місці: за клієнтами і за місяцями.
Профілі співробітників і оргструктура компанії зберігаються в одній системі із зарплатою і проєктами.
Політики, посадові інструкції й рішення компанії ведуться в системі двома мовами, з версіями. Для найму є воронка вакансій і кандидатів: AI перевіряє резюме й аналізує співбесіди, а кожне рішення про найм ухвалює людина.
Проєкти, списки завдань, завдання, коментарі, облік часу, залежності й дашборди тепер у платформі, поруч із зарплатою і рахунками. Час, облікований тут, уже в тій самій системі, де стає рядком зарплати чи рахунку.
Аґенція використовує AI в роботі. Платформа записує, скільки його використано і скільки це коштує, і позначає різкий стрибок. Що з ним робити, вирішує людина.
Платформу можна встановити на телефон як застосунок. Вона надсилає пуш-сповіщення, наприклад, коли готова зарплата. У кабінеті співробітник бачить свої документи на зарплату, документи компанії й завдання.
У цих чотирьох процесах було найбільше передруку. Для кожного: що надходить, що робить система і що досі вирішує людина
Людина обирає період виплати. Система читає облікований час кожного співробітника і рахує зарплату. AI перетворює перелік завдань на короткий опис робіт двома мовами. Система заповнює документ на зарплату і надсилає співробітнику пуш-сповіщення.
Роботу за кожен місяць система розкладає за завданнями. Людина обирає, що виставити клієнту, і обрані завдання однією дією потрапляють у чернетку рахунку. Система друкує рахунок на одній сторінці. Суми пораховано з фактично відпрацьованих годин.
Кожен банк вивантажує CSV у власному форматі. Для кожного банку система зберігає профіль із розкладкою колонок. Під час завантаження вона спершу показує рядки і відкидає ті, які вже бачила. Правила класифікують операції відомих постачальників за типом і категорією. Правил понад 100, і нові додають, коли з’являються нові постачальники. Операції, які система не розпізнає, потрапляють у чергу на перевірку. Можливі дублі йдуть в окрему чергу. Помилкове завантаження можна скасувати цілком. На виході система дає P&L за місяцями і категоріями, а також експорт для бухгалтера в таблиці, яку він просив.
Хтось завантажує запис дзвінка. Система розшифровує його в текст і позначає, хто і коли говорив. Вона ділить розшифровку на теми, пише підсумок кожної та складає список доручень. Пошук працює по всьому архіву. Людина може попросити асистента перетворити рішення на завдання.
Розрахунок зарплати тепер займає близько 5 хвилин замість 2–3 годин, а річний P&L — менше години замість близько 10. Решта — те, що система робить сьогодні
30 хвилин на ваші процеси. Дивимося, які з них варто звести в одну систему, які краще лишити як є, і чого вимагатиме перший. Без презентацій, а нотатки лишаються вам